Am Anfang einer Zusammenarbeit zwischen der Kreativeinheit Agentur und einem Unternehmen steht das Briefing, im Falle einer Website kann es als Design-Briefing oder als IT-Briefing bezeichnet und formuliert werden. Design-Briefings werden dazu verwendet z.B. ein Vorhaben wie das Re-Design einer Website, ein Corporate-Design-Projekt oder eine App-Konzept zu formulieren. Auf Basis eines Design-Briefings kann anschließend ein Re-Briefing und ein Angebot erstellt werden.
Ein Design-Briefing versammelt neben projektrelevanten Eckdaten auch Informationen, die über reines Faktensammeln hinausgehen und dem Design-Part die Möglichkeit zur Empathie geben soll. Es stehen dabei die Bedürfnisse im Sinne einer zielführenden Projektentwicklung Seite an Seite neben knallharten Anforderungen oder der Entwicklung einer gemeinsamen Vision. Der Unternehmer wird sein Design-Briefing immer vor dem Hintergrund seiner Geschäftsziele formulieren. So kann man jedes Projekt eines Unternehmens als Teilziel begreifen, welches dem Gesamtziel dient. Wichtig für das Gelingen des Projektes in all seinen Phasen ist die Entwicklung einer gemeinsamen Sprache als Grundlage damit aus Progressus in Spiritu ein Et Progressus spiritus wird.
Was tun? Wie vorgehen?
Man kann ein Design-Briefing vielleicht am besten in diese drei Bereiche aufteilen.
- Aufgabenstellung & Ziele
- Projekthintergründe & Unternehmensinformationen
- Rahmenbedingungen, Monitäre Aspekte & Zeitplan
TIPP: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Design-Anforderungen zu dokumentieren.
Aufgabenstellung & Ziele gehören in ein Design-Briefing
Fachtermini & Sprache
Bereits im Vorfeld einer Aufgabenstellung beginnt in Ihrem Unternehmen automatisch ein Lernprozess der zur Erweiterung des Vokabulars um projektrelevante Fachtermini führt. Dabei entstehen gute Vorraussetzungen für eine gelungene Kommunikation zwischen Unternehmer und Agentur. Als Agentur ist auch genau so wichtig Ihre Sprache zu sprechen. Geben Sie uns ebenfalls du Möglichkeit auch Ihre Termini kennen zu lernen. Ihr Wissen ist ein hochgeschätzter Know-how-Pool, den wir sicher von Zeit zu Zeit anzapfen müssen.
Beschreibungen im Design-Briefing
Versuchen Sie ihr Projekt oder auch die Produkte klar zu benennen, indem Sie Gebrauch von Ihrem neuen Wissen machen. Beschreiben Sie Ihr Projekt, soweit es Ihnen möglich ist. Befassen Sie sich mit Idealformen und Visionen. Je genauer Sie Ihr Vorhaben beschreiben können, desto weniger Missverständnisse treten auf.
Finden Sie Beispiele für Ihr Vorhaben. Das ist eine klassische Benchmarking-Aufgabe, die in jeder Geschäftsführung möglich sein sollte. Hilfreich könnte sein hier keine Angst vor Vergleichen zu haben und Abweichungen von den Vergleichen aus den Benchmarks klar zu benennen.
TIPP: Kennzeichnen Sie in beiden Aspekten Defizite und Entwicklungspotentiale.
Projekthintergründe & Unternehmensinformationen
Was war, was ist, was wird sein?
Geben Sie der Agentur ein Verständnis davon, wer Sie sind, was Ihr Unternehmen leistet, wohin Sie gehen und wie Ihre Marke dargestellt werden sollte. Erzählen Sie aus dem Nähkästchen, Sie können darauf bauen, dass Ihre Informationen bei uns in guten Händen sind. Kritische Informationen darüber, wo Sie sich auf dem Markt befinden und wohin Sie wollen sind wesentliche Informationen die entscheidend für das Gelingen Ihres Vorhaben sein können. Ziele, nicht zu vergessen, was sind Ihre Ziele, kurzfristig, langfristig, operativ oder, oder oder… wo sehen Sie Ihr Unternehmen in 3, 4, 5 Jahren. Was sind ihre Alleinstellungsmerkmale, die Ihrer Produkte und welche Philosophie verfolgen Sie?
TIPP: Laden Sie die Agentur in Ihr Unternehmen ein, damit sie sich von Ihnen ein rundes Bild machen kann.
Rahmenbedingungen, Monetäre Aspekte & Zeitplan – Wichtige Fakten gehören in jedes Design-Briefing
Alle Angaben zur Umgebung wie Budget und Zeitrahmen werden dazu beitragen, dass die Agentur Ihre Erwartungen besser erfüllen kann. Gleichzeitig kann die Agentur besser abschätzen, ob Ihre Erwartungen überhaupt erfüllbar sind.
- Wie hoch ist das Design-Budget?
- Ist das Design-Budget so hoch wie bei Konkurrenten?
- Wann geht es los?
- Wann soll es fertig sein?
Ein gutes Design-Briefing ist viel Arbeit, eine Agentur holt Sie auf der Hälfte der Strecke ab – das Re-Briefing
Je mehr Zeit Sie in ein gründliches Design-Briefing investieren, desto durchdachter ist es und umso kürzer sind Rückfragerunden. Das beste Design-Briefing entsteht in der Zusammenarbeit zwischen Agentur und Unternehmer. Ich möchte Ihnen empfehlen ein Re-Briefing anzufordern, damit Sie sicher sein können, dass Sie in dieser frühen Projektphases bereits richtig verstanden wurden.
Das Re-Briefing ist ein Informationsabgleich zwischen ausführender und beauftragender Partei. Es folgt dem Briefing und bildet die Vertragsgrundlage eines Auftrages. Darum wird das Re-Briefing protokolliert und von beiden Parteien abgezeichnet.
Folgende Informationen sollte das Rebriefing enthalten:
- Ort, Datum und Zeit des Briefings
- Teilnehmerliste
- Ablauf des Briefings
- Aufgabenstellung
- Nennung des Auftraggebers
- vorliegende Hintergrundinformationen
- Terminvereinbarungen
- Honorare
- übergebene Materialien
- Nennung der Ansprechpartner
Der Anfang ist gemacht, Sie haben sich hier informiert, nutzen Sie Ihr neues Wissen, es ist ein weiterer Schritt auf Ihrer Erfolgsleiter.